Preparación de informes periódicos

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Uno de los requisitos administrativos más importantes en la administración de proyectos es la preparación y radicación de informes periódicos que resuman y certifiquen los resultados operacionales y fiscales de cada proyecto. HPI prepara y somete, según requerido por reglamento y/o contrato, informes para áreas que incluyen, entre otras,

- Contabilidad: presupuesto anual, estados financieros, deuda de renta, cuentas a pagar, cuentas por cobrar, “Agreed Upon Procedures”, análisis de utilidades y planillas trimestrales/anuales. 

- Compras: certificación de inventario de equipo y materiales, manejo de las requisiciones y ordenes de compras realizadas.

- Ocupación: re-certificaciones mensuales, unidades vacantes, inspecciones y ocupación de unidades. 

o Personal: puestos vacantes, análisis de horas trabajadas, análisis de horas por enfermedad, plan de vacaciones y manejo del “turnover”. 

El Departamento de Contabilidad establece y mantiene controles internos efectivos para la preparación de los informes financieros de cada proyecto o entidad a su cargo. Esto incluye: teneduría de libros “Bookeeping” y procedimientos que aseguren los activos de éstos. El ciclo completo de contabilidad, incluyendo cuentas por pagar, cuentas a cobrar, reconciliaciones bancarias, nominas, mayor general y planillas trimestrales y anuales, se realiza mediante el uso de un programa (SAGE 300) que asegura la precisión de los datos. Todos los desembolsos emitidos por HPI tienen las debidas firmas autorizadas después de pasar por una rigurosa evaluación y antes de entregarse a los suplidores son revisados por el Director de Finanzas contra la debida documentación.

Diariamente, vía internet, se observan los balances de efectivo de todas las cuentas bancarias de cada uno de los proyectos administrados para cerciorarse de que existe respaldo monetario para todos los cheques emitidos. Los balances en cuentas mayores a 100,000.00 se manejan para producirle un rendimiento mayor en beneficio de las finanzas de los proyectos a base de la generación de intereses. Esto con la debida autorización del dueño. 

La calidad del servicio que ofrece HPI como administrador de propiedades depende de la calidad de su personal. Para asegurar esa calidad de servicio, HPI identifica continuamente a personas motivadas y cualificadas para realizar todos los trabajos de administración y mantenimiento para los que es contratado. La cultura de trabajo de esta empresa premia lealtad y el alto desempeño mediante programas de adiestramiento, la promoción interna cuando surgen vacantes, y un sistema de compensación atado al desempeño. 

Toda plaza vacante se trata de llenar con personal interno y cualificado de la compañía. De no poder identificar personas dentro de la compañía, HPI busca personas fuera de la compañía mediante la publicación de anuncios.

 Una vez identificados varios candidatos, los mismos se someten a entrevista y se realiza una extensa verificación de referencias. AL candidato seleccionado se le presenta una oferta. Luego pasa por una prueba de dopaje, requerida para empleo, que confirme que los empleados no son usuarios de sustancias controladas. HPI mantiene una política corporativa estricta de “Compañía Libre de Drogas”. Todos los empleados se remuneran competitivamente, y se someten a procesos periódicos de evaluación que buscan premiar la lealtad y la eficiencia. 

Administrar un proyecto de vivienda es mucho mas que simplemente colectar renta y trabajos de mantenimiento. Es una labor que requiere de un equipo de personas talentosas, experimentadas y comprometidas que puedan cumplir con los requerimientos de las agencias reguladoras y atender las necesidades físicas, económicas y sociales de una comunidad. Este último objetivo requiere a menudo un enfoque multidisciplinario que pueda evaluar efectivamente un problema, sus dimensiones y los recursos disponibles para buscar soluciones que atiendan las necesidades de la comunidad. Proporcionar un ambiente saludable y de seguridad ha sido el principal objetivo de administración de HPI. Para lograr la mejor calidad de vida para los residentes de las comunidades, debemos ser sensibles a su deseo de seguridad. Nuestro Plan de Seguridad busca ayudar a proteger la vida y la propiedad de los residentes en todos los Proyectos de Vivienda que administramos. Hacemos énfasis en nuestro plan de Prevención de Actos Criminales. Esto se hace mediante actividades diseñadas para orientar a los residentes, estableciendo controles en los accesos, monitoreando los incidentes y coordinando esfuerzos con las autoridades universitarias, agencias federales, estatales y municipales. 

El personal gerencial de HPI, con sus muchos años de experiencia en la preparación de propuestas y en el manejo de reglamentación federal aplicable, ha sometido numerosas propuestas, muchas de las cuales han sido aprobadas:

- Solicitud de fondos del programa HOME para la rehabilitación del proyecto Valle Verde Housing en Adjuntas.

- Solicitud de refinanciamiento del proyecto Casa Castañer en Lares. 

- Solicitud de fondos para proveer servicios de transportación bajo el Programa 5310 de la Administración de Transportación Federal para los residentes de los proyectos Casa Castañer (Lares), las Guajanas Elderly Tower (Santurce). 

- Solicitud de fondos bajo el programa de créditos contributivos federales (“Low Income Housing Tax Credit Programa”) de la Sección 42 del Código de Rentas Internas federal.

o Propuesta para la administración de proyectos de vivienda publica en San Juan, Trujillo Alto, Arecibo, Guaynabo y Bayamón. 

La primera impresión que se tiene de un proyecto se formula a base de la condición de sus áreas verdes y sus áreas comunes externas, lugares para el uso y disfrute de residentes y visitantes. HPI pone mucho énfasis y da mucho seguimiento a los trabajos de mantenimientos de estas áreas. Nuestro personal esta debidamente equipado para mantener siempre todas las áreas verdes y comunes en optimas condiciones. Estos trabajos incluyen, pero no se limitan a:

- Poda de grama y arboles

- Recogido y disposición de basura y escombros

- Remoción y disposición de chatarra

- Pintura de líneas de estacionamiento

- Repavimentación de calles y reparación de aceras

- Mantenimiento de luminarias

- Mantenimiento de muebles de exterior y fuentes decorativas

- Mantenimiento de verjas de perímetro